Er komt heel wat bij kijken om een goed geregeld event neer te zetten.
In mijn jaren als Eventmanager bij Open Circles was een van de grootste uitdagingen het vinden van de juiste locatie.
Ik heb er heel wat gezien ondertussen.

Bij een eerste telefonisch contact met een accountmanager van een locatie is er altijd van alles mogelijk. Die instelling begrijp ik ook wel, want ze willen mij als klant binnenhalen. In de loop der jaren heb ik voor mezelf een lijstje samengesteld met alle punten waar een locatie aan moet voldoen. Sommige items zijn onderhandelbaar, anderen zijn ronduit ‘dealbreakers’.

Waar moeten de stoelen aan voldoen?

Een van de punten die hoog op mijn lijstje staan zijn stoelen zonder armleuningen.
Waarom is dat dan, denk je misschien.
Allereerst: als er geen armleuningen aan de stoelen zitten passen er meer in de zaal.
Dat lijkt logisch, maar zo denkt niet iedereen heb ik ondervonden.
Daarnaast blijven de deelnemers ‘actiever’ zitten. het belangrijkste is echter dat er energie
‘weglekt’ als er teveel ruimte is tussen de deelnemers.
Het wordt lastiger voor de trainer om de aandacht vast te houden, omdat de groep niet één geheel is, maar iedereen op zijn eigen eilandje zit.

Een wel hele aparte uitdaging

Uitdagingen zijn er in alle soorten en maten.
Tijdens de voorbereiding van een event had de locatie aangegeven stoelen zonder armleuningen te zullen bestellen. So far so good.

De avond voor aanvang van het event arriveerden we om 19:00 uur bij het hotel.
Bij binnenkomst in de zaal was de assistent bezig stoelen neer te zetten.
Je raad het al: mét armleuningen! Bleek dat ze vergeten waren de juiste stoelen te bestellen!

Gezien het aantal deelnemers was het geen optie om die stoelen neer te zetten. Dat paste gewoon niet! (Ja, of de trainer moest over de stoelen klimmen om bij het podium te komen..)
De floormanager zat met zijn handen in het haar. Het bedrijf waar de stoelen werden gehuurd was al dicht en zou de volgende ochtend pas om 10:00 uur open gaan.
Beetje laat als de training op dat tijdstip begint!

Maar een eventmanager is niet voor één gat te vangen.

Er werd een beroep gedaan op een grote locatie in Nieuwegein waar we hele goede betrekkingen mee hadden. Gelukkig konden zij dat aantal stoelen missen!
De volgende uitdaging was: hoe krijgen we de stoelen op de plaats van bestemming?
Onze AV man was zojuist gearriveerd en was bezig om de spullen uit zijn bus te laden.
Na ons verhaal met een big smile aangehoord te hebben bood hij aan om de stoelen te gaan halen.
Het laat zich raden dat we die avond later klaar waren dan normaal, maar we gingen naar huis met een voldaan gevoel. Dat varkentje was toch maar weer even gewassen!

Heb jij wel eens voor een behoorlijke uitdaging gestaan en is dat door ‘out of the box’ denken op zijn pootjes terecht gekomen? Deel je dat in jouw reactie?
Zou ik echt waarderen, want je bent nooit de enige!
En het is fijn als we elkaar kunnen inspireren.

Make today a Wow-day!

Anja