Ga je in 2018 een event organiseren?
Wat is nou eigenlijk een goeie dag?
Het nieuwe jaar is begonnen en je zit vol met goede ideeën om een gaaf event te organiseren.
Je weet wat je wil gaan doen, hoe je het wil gaan doen. Waar het gehouden gaat worden, wie je doelgroep is. Het lesmateriaal is klaar, je hebt leuke oefeningen bedacht voor de deelnemers. Goed bezig!!
Maar wacht even…. vergeet je niet het belangrijkste??
Welke datum gaat het worden?
Het is druk in evenementenland en voor je het weet heeft jouw favoriete locatie geen beschikbaarheid meer.
Bedenk dus als eerste wanneer je het event wilt laten plaatsvinden. Informeer bij jouw voorkeur-locaties en laat het in optie zetten.
Op die manier is de kans veel groter dat je jouw event kunt houden op de door jouw gekozen datum en locatie in plaats van dat je je moet aanpassen aan de beschikbare datums (van wellicht een tweede keus locatie)
Voordat je een willekeurige datum prikt is het raadzaam om een aantal zaken in ogenschouw te nemen:
Feestdagen
Plan je event niet op of rond nationale feestdagen. Ook in de week ervoor of erna kan tricky zijn in verband met schoolvakanties.
Houd ook rekening met eventueel verplichte ATV dagen (Goede Vrijdag / 5 mei)
Vakanties
Op de site van de rijksoverheid is te lezen hoe de vakantiespreiding er uit ziet voor het komende jaar. Bedenk dat jouw potentiële deelnemers ook in de week voorafgaand aan de vakantie wel iets anders aan hun hoofd hebben dan een training of seminar.
Carnaval
Als je ‘boven de rivieren’ woont realiseer je dan dat in het zuiden des lands alles nagenoeg plat ligt in deze periode en je niet of nauwelijks deelnemers uit deze regio zult kunnen interesseren voor jouw training.
Sportevenementen
Voor een fervente voetbal liefhebber is de woensdag- of zondagavond waarschijnlijk een no-go. Maar denk ook aan Wimbledon, Tour de France, de Olympische Spelen of schaatswedstrijden.
Evenement van een concurrent /collega
Het is natuurlijk altijd goed om het wel en wee van de concurrent in de gaten te houden. Echter het is niet handig om in dezelfde periode en regio een event te houden.
Tijdstip
Ook niet geheel onbelangrijk is de begin- en eindtijd. Niemand vindt het fijn om in de file te staan, dus een aanvangstijd midden in de week om 09:00 uur in de ochtend….. daar maak je de deelnemers niet blij mee.
Dag van de week
Dit is misschien nog wel de grootste uitdaging. Wat is nou eigenlijk een goeie dag om een event te organiseren?
Daar is geen kant en klaar antwoord op te geven, want dit is van veel factoren afhankelijk. Globaal gezien worden business events beter bezocht op doordeweekse dagen (echter niet op maandag) en feesten beter in het weekend. Het beste is om hierin naar de doelgroep te luisteren. Wat is voor hen een geschikte dag?
Zoals je ziet is enige research naar de juiste datum geen overbodige luxe om een zo goed mogelijke opkomst te krijgen.
Nu zijn we benieuwd…. hoe kies jij de datum voor jouw event?
We lezen het graag in het commentaarveld hieronder!
Make it a WOW day!
Anja & Ingrid
