Afgelopen weekend ben ik samen met mijn partner naar de Matthäus Passion geweest in de grote kerk in Naarden.

Wat een belevenis is dat zeg!

En dan heb ik het niet alleen over de muziek. Als eventmanager bekijk je elk evenement, van bruiloft tot concert ook met andere ogen dan alleen die van genodigde of toeschouwer.

Hoe goed hebben ze het allemaal geregeld?
Is er veel aan het toeval overgelaten?

Ik kan je vertellen, achter de Matthäus Passion zit een mega-organisatie.
En dat kan ook niet anders als er bij elk optreden ruim 1.500 toeschouwers in de zaal zitten. Dat vereist gewoon een strakke planning, zowel voor, tijdens, als na de voorstelling.

Tijdens het concert heb ik genoten van het orkest, de zangers en de dirigent.
Alles liep als een geoliede machine. Eerst kwamen de orkestleden het podium op, daarna de zangers en als laatste de dirigent. Alles en iedereen op het juiste tijdstip en op de juiste plaats.

Een muziekstuk is eigenlijk ook een soort van ‘draaiboek’. Als er niks is geregeld wordt het een zooitje.

Bij elke training, seminar, evenement van welk formaat dan ook, heb je een draaiboek nodig.
Een tijdschema waar in aangeven wordt wanneer er wat moet gebeuren. Het draaiboek (of “log” in vaktermen) is een essentieel document voor alle betrokkenen. Zowel voor de trainer, het team, als ook voor de locatie. Het geeft duidelijkheid, structuur en houvast gedurende de dag.

Hoe ziet zo’n log er uit?

Het is een schematische weergave van het programma van de training en bestaat uit een aantal onderdelen.

• zo heb je een kolom met de starttijd van een onderwerp;
• een kolom met de naam van de sessie;
• met daarnaast eventuele bijzonderheden tijdens deze sessie.
  Bij bijzonderheden kun je denken aan bijvoorbeeld formulieren uitdelen, in groepjes gaan zitten, welke muziek laat je horen.
• Tevens geef je in het log de pauzes aan met de geplande tijden en de eindtijd.

Je kunt hiermee bijhouden of je uitloopt of juist perfect op schema bent en hiermee dus de efficiëntie van de training verhogen.

Het is belangrijk dat een teamlid het log gedurende de dag bijhoudt.

Naast de begintijd van alle onderdelen heb je een lege kolom waar de actuele tijden ingezet kunnen worden. Ziet het teamlid dat je sneller gaat dan in het log staat aangegeven? Dan kan hij of zij dit melden bij de locatie, zodat zij daar op in kunnen spelen en toch op tijd zijn met de lunch.

Voordelen voor het team zijn o.a. dat ze weten wanneer ze klaar moeten staan met de microfoons; wanneer er formulieren uitgedeeld moeten worden; wanneer moeten de deuren open voor de pauze, of de locatie op de hoogte gebracht moet worden van eventuele uitloop.

Het is ook een prima evaluatietool voor jouw volgende training;

Waar ging je te snel? Waar heb je tijd over?

Heb je aan het einde ‘chewing gum’ tijd ingepland? Of een Q&A?
Dit zijn prima onderdelen om de tijd te vullen of in te korten, zonder dat de deelnemers daar iets van merken.

Met een goed log is iedereen op de juiste tijd op de juiste plaats, weet jij exact hoeveel tijd je nog hebt en wordt er zo min mogelijk aan het toeval overgelaten.

Werk jij ook met een log? Gebruik je dit alleen als hulpmiddel voor jouw eigen content of ook voor je team?
We lezen het graag in het commentaarveld hieronder!

Make it a WOW day!

Anja & Ingrid