Nou ehh.. niks eigenlijk… hoewel…
Komende week gaan mijn ouders verhuizen. Wat een organisatie is dat toch altijd.
-
Een planning maken;
-
Wie-doet-wat;
-
Sorteren;
-
Dozen inpakken;
En dan op zo’n manier dat je de dingen ook weer makkelijk terug kunt vinden. Niet van alles bij elkaar gooien wat niks met elkaar te maken heeft. (geen keukenspullen bij het tuingereedschap, ik noem maar wat)
Het lijkt wel een beetje op event management 🙂
Want eigenlijk is het bij de logistieke zaken van een event precies zo.
Nu we niet meer voor één en dezelfde organisatie werken komen we heel wat ‘systemen’ tegen. Ik zet het expres tussen aanhalingstekens, want er is meestal niet zoiets als een systeem. Meestal zijn het een aantal kratjes en tassen met verschillende spullen wat men nodig denkt te hebben.
Het is echter wel handig om dit van het begin af aan goed te regelen. Voor je het weet heb je elke training meer dan 100 deelnemers in de zaal en dan is het toch wel fijn dat je niet meer met verschillende maten kratjes, volle boodschappentassen en half uit elkaar vallende verhuisdozen hoeft te slepen.
Dus… maak er een echt systeem van!
Dat begint met het maken van een ‘office-box’. De naam zegt het al, daar zitten spulletjes in die je ook op kantoor gebruikt. Zoals een schaar, plakband, perforator, extra stiften, batterijen. Noem maar op.
En gooi het dan niet allemaal los in een bak of in een plastic zak van de supermarkt, maar zorg ervoor dat je alles in een oogopslag kunt vinden.
Niets is zo irritant als je tijdens het event een schaar nodig hebt en je moet eerst een kwartier zoeken waar dat ding nou ook alweer in zit.
Bij een groothandel voor kantoorbenodigdheden verkopen ze vaak een speciale Mobile Office. Heerlijk voor de perfectionisten onder ons, met allemaal vakjes en laatjes erin. En ook nog eens op wieltjes zodat het makkelijk mee te nemen is.
Maar wellicht gebruik je ook nog andere dingen tijdens je event.
Werkboeken, pennen, muziekstandaard, vaas voor bloemen, boeken, cd’s.
Het werkt heel prettig als alles z’n eigen box heeft. Als de boxen zoveel mogelijk dezelfde maat hebben of in ieder geval van hetzelfde merk zijn, zodat ze makkelijk stapelbaar zijn. Doorzichtige boxen hebben de voorkeur, omdat je dan gelijk kunt zien wat er in zit.
TIP
Het is raadzaam om op de binnenkant van de deksel een papier te plakken met daarop de inhoud van de box, zodat je NA afloop van het event, bij het opruimen, weet wat er weer in terug moet.
Geef ook zowel de doos als de deksel een nummer, dan weet je welke bij elkaar horen.
Maak ook een verdeling per afdeling: wat hoort bij de registratie en wat in de zaal?
Wordt het allemaal wat groter, dan is een inventarisatielijst aan te bevelen.
Hoeveel dozen heb je, en wat zit er allemaal in. Welke dozen neem je mee naar het event en welke laat je in de opslag staan. Zowel voor, tijdens als na het event geeft dit inzicht in je voorraad en kom je nooit voor verrassingen te staan.
Nu zijn we benieuwd, is het bij jou allemaal goed geregeld of is er nog genoeg ‘room for improvement’ ?
Heb je wellicht tips voor ons en de andere lezers?
We lezen het graag in het commentaarveld hieronder.
Make it a WOW day!
Anja & Ingrid
